Informatie en voorwaarden

Algemene voorwaarden

Iedere Nederlander die naar de Verenigde Staten reist, moet in het bezit zijn van een reisdocument met een machineleesbare strook (e-paspoort, met ingebouwde chip). Wanneer men reist op een buitenlands paspoort en u twijfelt over het feit of uw paspoort over een machineleesbare strook beschikt, raden wij u aan om dit voortijdig te laten controleren! Alle Nederlandse paspoorten die gemaakt zijn vanaf augustus 2006 zijn voorzien van een machineleesbare strook.

Het paspoort moet net zo lang geldig zijn als het verblijf in Amerika. Het mag dus niet tijdens het verblijf verlopen. Ondanks het feit dat de Amerikaanse overheid er niets over vermeldt is het raadzaam om een nieuw paspoort aan te vragen indien uw gebruikte paspoort stempels bezit van bijvoorbeeld Irak of een ander land waarmee Amerika in onvrede leeft.

Prijs

De deelnameprijs bedraagt € 4.295,- inclusief btw. Bij inschrijving voor 15 juli 2013 ontvangt u een vroegboekkorting en betaald u € 3.895,- inclusief btw. Dit bedrag is inclusief vluchten (op basis van economy class), eenpersoonskamers met ontbijt in genoemde of vergelijkbaar hotel, genoemde lunches, genoemde diners, transfers en toegang tot de te bezoeken sportwedstrijd. In de voorgaande jaren werd de deelnameprijs exclusief btw vermeld. In verband met de btw reisbureauregeling is het nu mogelijk om een inclusief btw prijs aan te bieden. Er zijn voor intercontinentale vluchten een beperkt aantal vliegtuigstoelen in Business Class beschikbaar. Als u uw voorkeur voor Business Class kenbaar maakt via het inschrijfformulier, ontvangt u van Arko Sports Media binnen enkele dagen een concreet prijsvoorstel gebaseerd op de dan geldende stoelprijs.

Bij binnenkomende inschrijvingen na afloop van de inschrijftermijn gelden andere prijzen en voorwaarden en is deelname afhankelijk van de beschikbaarheid van vluchten en hotelkamers.

Wij wijzen u erop dat de genoemde prijs inclusief luchthavenbelasting en brandstoftoeslag is. De belasting en toeslag zijn echter afhankelijk van de luchtvaartmaatschappij en het moment van ticketuitgifte. Indien de luchtvaartmaatschappij de luchthavenbelasting en/of brandstoftoeslag verhoogt, zijn wij genoodzaakt deze door te berekenen.

Bevestiging en factuur

Na ontvangst van uw aanmelding ontvangt u van Arko Sports Media per e-mail een ontvangstbevestiging en per post de bevestiging met factuur met het volgende betalingsschema:
. 1e termijn – 50% van de totale reissom binnen 30 dagen na factuurdatum;
. 2e termijn – 25% van de totale reissom uiterlijk 31 augustus 2013;
. 3e termijn – 25% van de totale reissom uiterlijk 30 september 2013.
Bij inschrijvingen na verlopen van de inschrijftermijn wordt gekeken naar de mogelijkheden en eventueel aanvullende kosten. In het algemeen geldt dat voor aanvang van de studiereis de volledige reissom dient te zijn voldaan.

Individuele wijzigingen reisschema

Om een optimaal resultaat uit deze studiereis te halen, raadt Arko Sports Media u af om wijzigingen in het reisschema aan te brengen. Bent u toch genoodzaakt een ander vluchtschema aan te houden, dan attenderen wij u erop dat afhankelijk van uw wensen en de mogelijkheden er administratie- en meerkosten in rekening worden gebracht. Dit geldt ook voor inschrijvingen die binnenkomen na verloop van de inschrijftermijn. Blijkt de studiereis overtekent dan behoudt de organisatie zich het recht voor plaatsen toe te kennen. Uw aanmelding is derhalve pas definitief nadat u de schriftelijke bevestiging met factuur hebt ontvangen.

Naamswijziging

Indien u onverhoopt verhindert bent, kunt u tot en met vrijdag 27 september 2013 een naamswijziging doorgeven mits hetzelfde vluchtschema wordt gehanteerd. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Annulering

Na ontvangst van de schriftelijke bevestiging met factuur, is het volgende annuleringsschema van toepassing:

• Tot en met vrijdag 6 september 2013 bestaat de mogelijkheid uw reis kosteloos te annuleren;
• Van 7 september tot en met 27 september 2013 kunt u de reis annuleren tegen 50% van de totale deelnameprijs (naamswijziging is dan nog wel kosteloos mogelijk mits het reisschema ongewijzigd blijft);
• Van 28 september tot en met 18 oktober 2013 kunt u de reis annuleren tegen 75% van de totale deelnameprijs (naamswijziging is dan mogelijk tegen dan te bepalen kosten, afhankelijk van de coulance van luchtvaartmaatschappij en hotel);
• Bij annulering na vrijdag 18 oktober 2013 wordt de volledige deelnameprijs in rekening gebracht.

Naamswijziging en annulering dienen altijd schriftelijk te gebeuren. Uitzonderingen kunnen worden gemaakt in het geval van overlijden, ziekte van passagiers of hun directe familieleden mits een medische verklaring kan worden overlegd en een annuleringsverzekering is afgesloten.